Det vi har sammen

Kommunale chefer spilder tiden på møder

Foto: TV ØST

Slagelses borgmester erklærer krig mod overflødige møder.

Der spildes alt for meget tid med nytteløse møder i kommunerne. Det mener en stor del af de kommunale plejehjemsledere, skoleledere og forvaltningschefer, fremgår det af en helt ny undersøgelse. Ifølge den tyder det på, at op mod 4.000 ledere spilder deres tid, hver anden gang de deltager i et møde.

Det skriver ugebrevet A4.

Det er blandt andet møder med den kommunale forvaltning, der i en travl hverdag føles overflødige, mener flere ledere fra skoler, børnehaver og ældrecentre. Eller for hyppige møder med andre ledere inden for samme ansvarsområde.

Så mange som fire ud af fem ledere i kommunerne har siddet til møder, som i deres øjne var spild af tid. Og blandt dem, der har deltaget i meningsløse møder, svarer en ud af seks ledere, at op mod hvert andet møde er spildtid. Undersøgelsen er foretaget blandt 1.998 ledere i kommunerne, som omfatter blandt andre ledere af vuggestuer, børnehaver, skoler og forvaltninger. Undersøgelsen er udført af Kaas & Mulvad for Væksthus for Ledelse, der arbejder på at fremme god ledelse i kommuner og regioner.

De nytteløse møder er ikke en gratis omgang for kommunerne - og dermed borgerne. I en af de kommuner, der har forsøgt at måle mødeaktiviteten, har man erfaret, at et kort møde med deltagelse fra forskellige faggrupper hurtigt koster et beløb, der svarer til indkøb af en ny fladskærm.

Omfanget af møder uden udbytte kommer bag på professor Kurt Klaudi Klausen, som ved Syddansk Universitet i mange år har forsket i kommunal ledelse.

- Det overrasker mig, at der opleves så meget spild af tid. Jeg troede, at man havde fået fjernet de fleste unødvendige møder, for kommunerne er under et stort økonomisk pres for at være effektive, siger Kurt Klaudi Klausen. 

Kigger man ned i tallene i den nye undersøgelse, kan man se, at der blandt de mange, der har oplevet nytteløse møder, oplever så mange som hver sjette, at mindst halvdelen af mødetimerne er spild af tid. Hvis billedet fra undersøgelsen holder ud over hele landet, svarer det til, at hvert andet møde er spild af tid for knap 4.000 ledere i kommunerne.

De mange spildtimer kommer bag på en af dem, der kender den kommunale verden ud og ind.

- Jeg hører jævnligt om møder, der er for lange og intetsigende, men omfanget af spildtid overrasker mig,siger Bodil Otto. Hun er formand for fagforbundet HK/Kommunal, der har både ledere og medarbejdere som medlemmer, og næstformand i Væksthus for Ledelse. Hun kommer med en kraftig opfordring:

- Jeg plejer at forsvare ledere i kommunerne langt hen ad vejen, men i det her tilfælde må jeg opfordre til, at lederne griber i egen barm, for det er jo dem, der indkalder til møder. Lederne må spørge sig selv, om alle møder nu lige er nødvendige, og om der skal siges fra over for nogle bestemte møder, siger Bodil Otto.

En af de kommunale ledere, der har siddet til møder og kigget mange gange på uret, er Hanne Engelbrecht Bjerring Eriksen. I nordjyske Rebild Kommune har hun en travl hverdag som distriktsleder med ansvar for flere ældrecentre med tilhørende hjemmepleje.

- Tidligere mødtes distriktslederne inden for ældreplejen hver torsdag. Når vi mødtes så tit, var der ofte for lidt kød på dagsordenens punkter, og man kunne ikke nå at få referatet ud fra det ene møde, før man sad til det næste. Det føltes næsten som om, at det var 'torsdag' hele tiden, fortæller Hanne E. B. Eriksen.

På hendes initiativ er antallet af møder for distriktslederne blevet halveret. I stedet for at mødes hver uge, mødes de nu hver 14. dag.

- Ved at holde møde hver 14. dag har jeg fået bedre mulighed for at forberede mig ordentligt til hvert møde og dermed være med til at få truffet mere kvalificerede beslutninger. De andre ledere har heldigvis taget godt imod mit ønske om at skære i antallet af møder, og måske bliver der med tiden endnu færre, fortæller Hanne E. B. Eriksen.

I undersøgelsen siger hver tredje af de kommunale ledere, at de ønsker færre møder. Det kan Per Nikolaj Bukh godt forstå.

- Det er meget almindeligt, at man i kommunerne lægger en masser møder ind i kalenderen med et fast interval eller ved begyndelsen af et projekt. Og når et møde først er i kalenderen, så er det svært at få det ud igen, uanset hvor lidt relevant der er på dagordenen. En aflysning kræver nemlig, at nogen tager initiativ til det og i visse tilfælde bruger tid på at overbevise andre om, at mødet er overflødigt, siger Per Nikolaj Bukh og fortsætter:

- Jeg vil opfordre til, at man i langt større udstrækning holder møder efter behov, og at man gør op med sig selv, om det er nødvendigt at mødes fysisk. Telefonmøder fungerer i mange tilfælde ganske udmærket.

Borgmester i Slagelse og medlem af bestyrelsen i Kommunernes Landsforening, Lis Tribler (S), er parat til at sætte ind over for overflødige møder.

- Det er bekymrende, når lederne oplever at spilde så meget tid på møder. Derfor skal jeg stærkt opfordre til, at lederne får taget en dialog med de andre mødedeltagere i alle de tilfælde, hvor de oplever at spilde tiden. Så må man jo finde ud af, om dagsordenen skal strammes op, eller hvad der skal ske, siger Lis Tribler og fortsætter:

- Hvis jeg får indtryk af, at vi har et problem med for meget spildtid her i Slagelse, vil jeg bringe det på banen i hovedsamarbejdsudvalget, så vi kan få sat fokus på det.

Tip os Har du et godt tip?

Hent vores nye TV ØST Play App
Hent vores nye TV ØST Play App
Hent vores nye TV ØST Play App